Privacyverklaring sollicitanten

Privacyverklaring sollicitantenDeze privacyverklaring geldt voor iedereen die solliciteert bij Zonnehuisgroep Amstelland. Wanneer jij jouw persoonsgegevens met ons deelt, gaan wij hier uiteraard zorgvuldig mee om. We houden ons aan de wetten en regels die gaan over het gebruiken en bewaren van persoonsgegevens. Graag leggen we je uit wat we met jouw persoonsgegevens doen. 

Wat zijn persoonsgegevens? 
Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over jou vertellen of die we met je in verband kunnen brengen, bijvoorbeeld jouw naam, adres en contactgegevens.

Wanneer verwerken we jouw persoonsgegevens? 
Met verwerken bedoelen we alles wat we doen met jouw persoonsgegevens, denk hierbij aan opslaan, bekijken, analyseren, veranderen, verwijderen en doorsturen.
We verwerken je persoonsgegevens als:
●  Je bij ons solliciteert, bijvoorbeeld via de website www.zhga.nl/vacatures of de interne vacaturewebsite;
●  Je bij ons komt te werken via een extern (detacherings)bureau of als ZZP’er;
●  Je jouw gegevens achterlaat op onze website;
●  Je jouw cv met ons deelt;
●  Je contact hebt met ons.

Waarom verwerken we jouw persoonsgegevens? 
De belangrijkste redenen waarom we jouw persoonsgegevens verwerken zijn:
●  We hebben de gegevens nodig om ervoor te zorgen dat we zo goed mogelijk mensen kunnen aannemen. Dit 
    noemen we het wervingsproces. De wetgever vindt dat het voor Zonnehuisgroep Amstelland belangrijk genoeg is
    en daarom mogen we jouw gegevens daar ook voor gebruiken. Dat heet een gerechtvaardigd belang.
●  We hebben de gegevens nodig om te bekijken of je bij ons kunt komen werken. Dit noemen we het selectieproces.
●  We hebben de gegevens nodig om je een aanbod te kunnen doen als we willen dat je bij ons komt werken. Dan 
    gebruiken we de gegevens dus als voorbereiding voor ons contract met jou.

Wat doen we met jouw persoonsgegevens?
Beoordelen van jouw geschiktheid 
Zonnehuisgroep Amstelland kijkt of je geschikt bent voor de functie waarop je solliciteert. Hierbij kijken wij naar de eisen die gelden voor de functie en of jij daaraan voldoet. Tijdens het sollicitatieproces controleren we ook jouw identiteit door een legitimatiebewijs in te zien. We slaan in deze fase van het proces geen gegevens op over jouw legitimatiebewijs.
Soms is het nodig dat we een assessment en een (pre-employment) screening uitvoeren. Als dit voor jou geldt, vertellen we je dit van tevoren. Als je bij ons wilt komen werken, vragen we je altijd om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).
Het aanbod en de arbeidsovereenkomst 
Als de uitkomst van het sollicitatieproces positief is en Zonnehuisgroep Amstelland je een baan aanbiedt, worden jouw gegevens gebruikt om een aanbod voor te bereiden. Als je het aanbod accepteert, gebruiken we dezelfde gegevens ook om de arbeidsovereenkomst op te maken. Als je via een extern (detacherings)bureau of als ZZP’er komt werken dan maken we geen arbeidsovereenkomst op, maar wel een overeenkomst van opdracht.
Communicatie 
Zonnehuisgroep Amstelland heeft contact met je tijdens het wervings- en sollicitatieproces, bijvoorbeeld over sollicitatiegesprekken, assessments en andere afspraken die we maken. Ook beantwoorden we de door jou gestelde vragen.
Talentenpool 
Als je dat wilt, kan je jouw gegevens in onze talentenpool laten opnemen. Als je graag bij Zonnehuisgroep Amstelland wil werken maar we geen vacature hebben die bij jouw profiel aansluit, kan je jouw gegevens met ons delen. We nemen dan contact met je op als we relevante informatie of een vacature voor je hebben. Met de inschrijving in de Talentenpool geef je ons de toestemming om jouw gegevens voor dit doel te verwerken. De gegevens die je met ons deelt bewaren we maximaal 12 maanden.
Zo goed mogelijk werven 
Om ervoor te zorgen dat we op een goede manier mensen werven, maken we rapportages en analyses. Als we bijvoorbeeld zien dat een groot deel van de sollicitanten wordt afgewezen omdat ze niet de juiste opleiding hebben, dan kunnen we de vacaturetekst aanpassen. Misschien hebben we dan niet duidelijk gemaakt wat de eisen zijn. Daarnaast kunnen we bijvoorbeeld bekijken welke doelgroep (zoals man/vrouw of leeftijdscategorie) vooral op bepaalde vacatures solliciteert zodat we onze (online) campagnes daarop kunnen afstemmen. Ook vragen we onze sollicitanten om na de sollicitatieprocedure een korte vragenlijst in te vullen over hoe ze het proces hebben ervaren. Hier kunnen we onder andere informatie uit halen om onze gesprekken te verbeteren. In dit soort onderzoeken en analyses staan geen herkenbare gegevens van sollicitanten, maar ze worden wel gemaakt op basis van de gegevens van sollicitanten.

Welke persoonsgegevens verwerken we? 
We verwerken deze gegevens voor het wervings- en selectieproces (reden 1 en 2):
●  Voornaam 
●  Achternaam
●  Adres
●  Geboortedatum
●  Geslacht
●  Telefoonnummer
●  E-mailadres
●  Cv
●  Motivatiebrief
●  Rijbewijs
●  Opleidingsniveau
●  Professionele ervaringen
●  Referenties
●  Screeningsinformatie (VOG)
●  Salarisindicatie/tarief
●  Talenkennis
●  Beschikbaarheid
●  BIG-registratie

Alleen als je dit zelf op je CV hebt gezet, verwerken we ook:
●  Foto
●  Geboorteplaats
●  Burgerlijke staat
●  Nationaliteit
●  Hobby's en interesses

We verwerken deze gegevens om met je te communiceren (reden 3):
●  Voornaam
●  Achternaam
●  Geslacht
●  Adres  
●  Telefoonnummer
●  E-mailadres
We verwerken deze gegevens voor analyses (reden 4):
●  Geslacht
●  Geboortedatum/leeftijd
●  Woonadres
●  Rijbewijs (ja/nee en welk soort)
●  Verschillende datums (sollicitatiedatum, datum afhandeling)
●  Gegevens over de vacature en functie waarop je hebt gesolliciteerd

Met wie delen we persoonsgegevens?
Soms is het nodig dat we jouw persoonsgegevens delen met andere partijen. De belangrijkste redenen daarvoor zijn:
●  We schakelen een externe partij in die ons helpt bij het uitvoeren van ons werk. Zo’n externe partij werkt alleen in
    onze opdracht en verwerkt de gegevens niet voor eigen doelen. Om dat te garanderen, maken we daarover 
    afspraken in contracten. Daarnaast beoordelen we vooraf of deze partij de gegevens goed beveiligt en er netjes 
    mee omgaat. Ook deze afspraken leggen we vast in contracten. Voorbeelden van deze partijen zijn screening-, 
    assessment-, werving- of selectiebureaus of bedrijven die ons ondersteunen bij het beheer van IT-systemen en 
    applicaties. 
●  Het moet van de wet. Dan kun je bijvoorbeeld denken aan gegevens die we aan toezichthouders, Belastingdienst, 
    de politie of andere opsporingsdiensten moeten geven. Voordat we dat doen, controleren we altijd of zij dit wel 
    van ons mogen vragen.

Hoelang bewaren we jouw gegevens? 
Zonnehuisgroep Amstelland bewaart jouw persoonsgegevens tijdens en kort na de wervings- en selectieprocedure. Als je na de sollicitatie niet bij ons in dienst komt, worden jouw persoonsgegevens uiterlijk binnen vier weken na het afronden van de sollicitatieprocedure uit onze database verwijderd of geanonimiseerd. Alleen als je toestemming geeft, bewaren wij jouw persoonsgegevens tot maximaal één jaar na het einde van de sollicitatieprocedure. Zo kunnen we je later nog bereiken als er (weer) een geschikte vacature ontstaat.

Hoe beveiligen we jouw persoonsgegevens? 
Wij doen er alles aan om zo veilig mogelijk met jouw persoonsgegevens om te gaan. Wij nemen zowel technische als organisatorische maatregelen om de veiligheid te vergroten. Zo besteden we veel tijd en geld aan de beveiliging van onze systemen met persoonsgegevens. We hebben daar een speciale afdeling voor: cybersecurity. We laten onze beveiliging ook regelmatig toetsen door externe experts. Verder mogen alleen de medewerkers die jouw persoonsgegevens nodig hebben voor het uitoefenen van hun werkzaamheden deze ook inzien. Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring getekend. Onze leveranciers en partners zijn gecertificeerd op gebied van gegevensbeveiliging.

Wat zijn jouw rechten als het gaat om de persoonsgegevens die we van je hebben? 
Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens we van je hebben en wat we met deze gegevens doen. Dit is wat je kunt doen:
●  Je persoonsgegevens opvragen, aanpassen, verwijderen of het gebruik ervan beperken;
●  Bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens;
●  Je persoonsgegevens ontvangen op een manier waarop je de gegevens gemakkelijk aan een ander kunt geven.

Hoe kun je jouw rechten uitoefenen? 
Stuur jouw e-mail naar privacy@zhga.nl. Liever per post? Stuur je verzoek dan naar: 
Zonnehuisgroep Amstelland
Informatiemanagement
Groenelaan 7 1186 AA Amstelveen
Stuur een kopie van uw paspoort of ID-kaart mee. Gelieve je Burgerservicenummer (BSN) en pasfoto onleesbaar maken. Wij reageren binnen een maand na ontvangst van uw brief of e-mail.
Voeg bij de brief een kopie van jouw identiteitsbewijs., bijvoorbeeld jouw paspoort of rijbewijs. Dit is meestal voldoende om vast te stellen dat je bent wie je zegt dat je bent. Als we dit gedaan hebben, vernietigen we de kopie meteen. Let op: maak op de kopie jouw BSN en pasfoto onzichtbaar. Schrijf de datum erop en waarom je de kopie naar ons stuurt. Zo voorkom je fraude.

Over deze privacyverklaring 
Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 15 november 2021. Deze privacyverklaring kan gewijzigd worden.

Heb je vragen over privacy? 
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) houdt toezicht en controleert of wij ons houden aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Daarnaast controleert de functionaris voor de gegevensbescherming binnen Zonnehuisgroep Amstelland of we goed omgaan met persoonsgegevens. In de wet staat wat precies zijn of haar taken zijn. De functionaris voor de gegevensbescherming rapporteert rechtstreeks aan de Raad van Bestuur.
Heb je na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen over hoe wij jouw persoonsgegevens gebruiken? Neem dan contact op met onze functionaris gegevensbescherming: privacy@zhga.nl
Ben je niet tevreden met onze antwoorden op jouw privacyvragen? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.